„AI automatizációs szakértő lettél? Gratulálok! De mit is csinálsz pontosan?” – kérdezte az egyik ismerősöm. Valóban, elsőre kicsit megfoghatatlan, ezért hoztam 2 (fiktív) esettanulmányt, amiben bemutatom, hogyan tud segíteni egy AI automatizmus egy vállalkozásban, vagy akár a hétköznapokban.
A cikk szerzője:
Nagy Tímea – birge – marketing- és automatizációs szakértő
Becsült olvasási idő:
1.”Kávét főzni még nem tud az AI, ugye?”
AI automatizmus kávézónak
Andi egy belvárosi kávézót vezet. Nemrég nyitott, nagyon jó minőségű, specialty kávékat kínál, házi süteményekkel. Jó helyen sikerült ingatlant szereznie, és jó érzéke van a dekorációhoz, így a magyar törzsvendégek mellett sok turista is megfordul nála. Különösen népszerű, mióta kitett egy virágfalat, amit előszeretettel használnak az influencerek háttérként.
Amikor először szóba elegyedtünk egy vállalkozói rendezvényen, azt mondta, hogy szerinte az ő bizniszében semmit nem lehet automatizálni, hiszen kávét nem tud főzni helyette az AI. Abban állapodtunk meg, hogy átnézzük a mindennapjait, és ha találunk valamit, megcsináljuk, ha nem, akkor pedig beszélgettünk egy jót.
Már pár mondat után kiderült, hogy vannak olyan adminisztratív feladatok, amiket semmi szükség, hogy Andi, mint cégvezető mindig manuálisan végezzen el. Ezek közül kiválasztottuk azt, amivel a legtöbbet nyerheti anyagi és érzelmi oldalon is.
Hamar rájöttünk az adatokat átnézve, hogy a kávézója népszerű ugyan, de mégsem termel sok profitot, ugyanis rettenetesen rosszul vannak beárazva a termékei. Sokkal olcsóbb a környékbeli helyeknél, és épp csak kitermeli a költségeket.
„Igazából fogalmam sincs, hogy állnak a többiek árai. A kávézót szívből nyitottam, és nem végeztem komoly konkurenciakutatást. Nincs is kedvem ezzel foglalkozni, én a vendégeimnek akarok örömet okozni.”
Így adta magát, hogy ezt bízzuk egy automatizmusra, ami folyamatosan figyeli a konkurensek – gyakran változó – árait, szolgáltatásait.
A kávézó AI automatizmusának lépései:
- Konkurencia megnevezése (egyszeri, manuális feladat)
Megadtunk 5 olyan kávézót és cukrászdát, ami Andi közelében van. Ezeknek a weboldalára ráeresztettük a robotokat, és megmondtuk nekik, hogy melyik oldalakat (árak, események, akciók) figyeljék. - Napi ellenőrzés
Az AI automatizmus naponta csekkolja a megadott oldalakat. - Értesítés
Andi automatikusan kap egy üzenetet, ha valami változik, például új eseményt hirdetnek meg, vagy csökken/nő egy termék ára. Az adatok bekerülnek egy táblázatba is. - Összefoglaló
Havonta egyszer a rendszer készít egy szöveges trend-elemzést, ami megmutatja, merre mozdul a piac, és hogyan viszonyul Andi saját árazásához. - Közösségi média figyelése – későbbi lépés
Mivel Andi kávézójában sok influencer fordul meg, ezért szeretné azt is tudni, hogyan jelennek meg a konkurensei a közösségi médiában, miket mondanak róluk, milyen együttműködésekben vesznek részt. Ezt egyelőre nem építjük be a folyamatba, mert nagyobb költséget jelent. Első lépésként Andi bevételeit tornázzuk fel, és majd abból fogjuk finanszírozni a fejlesztést. - Marketing tanácsadás
A rendelkezésre álló adatok alapján Andi már tudja, mit csinálnak a konkurensei és milyen árakkal dolgoznak. Havonta egyszer ezekkel az adatokkal leülünk egy finom kávé mellett, és kitaláljuk, hogy az adott hónapban milyen eseménnyel, akcióval csábítsuk át a vendégeket – majd kidolgozzunk ennek a tartalommarketingjét is.
Így Andi 3 legyet csap le 1 automatizmussal, és sokkal több bevételt termel a kávézója!
És hogy mi lett a többi adminisztratív feladat sorsa? Már el is kezdtük megtervezni a következő AI automatizmusát:)
2. „Segítség, nem tudom, hova megy a pénzem”
– számla- és kiadáskezelő AI automatizmus
Tomi egy konkrét problémával keresett meg: mindig is gondot jelentett, hogy vezesse a kiadásait a magánéletében. Tomi ráadásul ADHD-s, nehezen épít ki mindennapi szokásokat, folyton elfelejti beírni a költéseit a táblázatba, sőt, néha a táblázat létezéséről is megfeledkezik. Amikor elkezdett vállalkozni, és már 2 cash flow-t kellett volna rendszeresen vezetnie, teljesen összeomlott az amúgy is gyenge lábakon álló rendszere.
Tomi igazából azt szerette volna, nem csak a bevételei és kiadásai jelennek meg szépen egy táblázatban, hanem:
- egy privát nagybevásárlásnál automatikusan szétválnak az élelmiszer, takarítószer, pipere, stb. költések
- vállalkozásnál ugyanígy látja, mi az anyagköltség, mi az alvállalkozói költség, szoftver előfizetés, stb.
- szeretett volna szép, színes kimutatásokat, amiket könnyű átlátni
- sőt, igazából arra vágyott, hogy ne is kelljen diagramokat néznie, hanem valaki magyarázza el, mire megy el a pénze. Neki ne kelljen semmit bevinnie a táblázatokba, varázsütésre teremjen ott minden a megfelelő helyen.
Tomi számla- és költségkezelő AI automatizmusa:
Az ő esetében egy számlakezelő automatizmus épült, amivel neki szinte semmit nem kell foglalkoznia, majdnem mindent a robotok csinálnak:
- Beküldés
Személyes vásárlás esetén Tomi lefotózza a blokkot/számlát lehetőleg még az üzletből kilépve, hogy el ne felejtse. Ezt elküldi egy erre létrehozott email címre. Online vásárlás esetén a kapott számlát továbbítja. Az email tárgyába mindig beleírja, hogy #Cég vagy #Magán, így a rendszer tudja, hova mentse le az adatokat. - Felismerés
A rendszer „elolvassa” a képet/számlát, és kiszedi belőle, hol vásárolt, mikor, milyen tételeket, mennyiért. - Szétválasztás
Az AI automatizmus felismeri, hogy céges, vagy magánköltségről van szó. Egy nagybevásárlásnál a tételek automatikusan szétválnak a megfelelő kategóriákba — pl. élelmiszer, takarítószer, pipere külön kerül, vagy a vállalkozásnál anyagköltség, alvállalkozói díj, szoftver-előfizetés szerint bontja. - Adatrögzítés
Minden tétel automatikusan bekerül a megfelelő (vállalkozói vagy privát) táblázatba, kategorizálva. - Ellenőrzés, ha kell
Ha a rendszer egy tételnél nem biztos a kategóriában, Tomi azonnal kap egy értesítést emailben, és gyorsan bekategorizálhatja a tételt. Ahogy a rendszer egyre okosabb lesz, úgy kell egyre kevesebben foglalkoznia ezzel. - Átlátható kimutatás
A táblázat fölött automatikusan frissülő, színes diagramok mutatják meg, mire mennyit költött havonta, kategóriánként — egy pillantással átlátható. - Havi összefoglaló
Havonta egyszer egy AI-elemzés szöveges összefoglalót készít: mire ment el a pénz, és hol lehetne spórolni.
Tomi feladatai:
- Lefotózni a blokkot / elküldeni a számlát egy email címre, a tárgyban a jelölővel
- Időnként (ha jelez a rendszer) gyorsan visszaigazolni egy-egy bizonytalan tételt
- Havonta elolvasni az összefoglalót
Minden más automatikusan történik, és sokkal rendezettebbé teszi a pénzügyeit.
„Amit mérsz, azt fejleszted” – tartja a mondás, és mióta Tomi elkezdte vezetni a kiadásait, azóta sokkal tudatosabb lett. Csökkentette az impulzusvásárlásokat, sőt, már egy kis pénzt is sikerült félretennie, amiből meg fogja lepni a barátnőjét egy nyaralással!
Szerinted nálad van olyan „majommunka”,
amit egy automatizmusra bízhatnál?
Töltsd ki az ingyenes tesztet, és nézd meg, hogy eljött-e az idő a fejlődésre!
Mi a közös a két történetben?
Az AI senkinek nem vette el a munkáját, sőt! Nem adtunk oda neki személyes adatokat, kreatív feladatokat, nem rúgtunk ki miatta egyetlen embert sem.
Mindkét esetben olyan feladatokat váltottunk ki, amiket a megrendelő nem szeretett, nem tudott hatékonyan kezelni ugyanakkor az automatizálásával a lehető legtöbb előnyre tettünk szert. Andi és Tomi esetében is nagyon gyorsan megtérült anyagilag a kiszervezés, és mind a kettőjüknek hatalmas terhet vettünk le a válláról.
Amikor AI automatizmusokat tervezek, nem csak azt nézem, hogy melyik feladatot tudjuk odaadni a robotoknak, hanem azt is, hogy hol vannak azok a pontok, ahol a legtöbbet tudom segíteni a vállalkozásodnak. Megbeszéljük a leggyakrabban felmerülő folyamatokat, megnézzük, melyik hozza be leggyorsabban a befektetett energiát és pénzt, és ha lehet, terveket készítünk arra is, hogy a pluszbevételből melyek lesznek a következő feladatok, amiket automatizálunk. Nem kell mindent egyszerre; lépésről-lépésre haladunk, és mindig a leglátványosabbal kezdünk!
Miért fiktív az esettanulmány, miért nem igazi?
A válasz nagyon egyszerű: azok a projectek, amiken most dolgozom, még nincsenek abban a státuszban, hogy nyilvánosságra hozzam őket. Majd idővel mesélek róluk is😊
Ez a két, kitalált péld, akár valós is lehetne, hiszen – mint minden író – én is a mindennapi élményekből indulok ki akkor is, amikor fiktív történetet alkotok. Szóval bármiféle vélt vagy valós hasonlatosság a való élettel nem teljesen a véletlen műve:)
AI automatizmusokat nemcsak nagyvállalatok használhatnak. Kávézóként, szolgáltatóként, webshopként, egyéni vállalkozóként vagy akár szabadúszóként is profitálhatsz belőlük, hiszen hatalmas terheket tudnak levenni a válladról. Általában azokat a feladatokat érdemes automatizálni, amelyek rendszeresen ismétlődnek, sok időt vesznek el, vagy amiket nem szeretsz, és lehoznak az életről. Ilyen lehet a konkurenciafigyelés, a számlák kezelése, az adatrögzítés vagy a rendszeres riportok készítése.
Ha jól van felépítve, akkor semennyire. A legtöbb jól megtervezett AI automatizmus használata nagyon egyszerű, hiszen pont az a célja, hogy egyszerűbbé tegye az életed, nem pedig az, hogy bonyolítsa. Neked max egyszerű, pár másodperces feladatok maradnak, például továbbítasz egy e-mailt, feltöltest egy dokumentumot vagy ellenőrzöd a robot munkáját. A háttérben zajló adatfeldolgozást, kategorizálást és összesítést már a rendszer végzi el, aminek a karbantartását, üzemeltetését teljes egészében rám bízhatod. A cél nem az, hogy újabb szoftvereket kelljen megtanulnod, hanem hogy kevesebb adminisztráció maradjon nálad.
