Hogyan spórolj időt kiszervezéssel?

3 tipp, hogy valóban hatékony legyen az együttműködés

Minden vállalkozó életében eljön a pillanat, amikor már nem bírja, vagy nem akarja egyedül csinálni a munkát, és elgondolkodik azon, hogy segítséget vesz igénybe. Ilyenkor vagy alkalmazottat vesz fel az adott feladatra, vagy keres egy másik vállalkozót, aki besegít neki bizonyos területeken. Optimális esetben a segítség még jobban is ért a feladathoz, mint a megbízó, ezáltal amellett, hogy időt nyer, jobb eredményt tud nyújtani, így dupla hasznot hajt.

Ma már rengeteg feladatot ki lehet szervezni külsősöknek:

• a weboldalkészítést
• a termékek csomagolását, postázását
• az ügyfélszolgálatot
• a gyártást
• a szövegírást
• az adminisztrációt
• a rendezvényszervezést
• a teljes marketinget…
• …és még hosszan sorolhatnám.

Tudtad-e? Általában kiszervezésnek nevezünk minden olyan esetet, amikor valamilyen feladatot kiadunk a cégből, akár eseti, akár állandó jelleggel. A definíció szerint azonban 2 külön fogalom létezik erre: outsourcing az, amikor egy határidős projektet szervezünk ki (például egy weboldal megszövegezése), míg az állandó megbízások (például rendszeres blog, tartalommarketing) kiszervezésére az out tasking a helyes kifejezés.

A kiszervezés klassz dolog, mert azon a pénzen, amit a másik vállalkozónak fizetsz ki, voltaképpen szabadidőt veszel magadnak, amit más feladatokra, vagy akár pihenésre, szórakozásra is fordíthatsz. De csak akkor, ha okosan csinálod a kiszervezést… Ha összevissza, átgondolatlanul, kapkodva vágsz bele, „csak csinálja meg nekem valaki, de azonnal” jelleggel, akkor könnyen lehet, hogy több kárt okozol magadnak, mint amennyit nyersz a kiszervezésen. Marketing szövegíróként elég sok vállalkozással dolgozom együtt, vannak olyanok, akikkel könnyebb az együttműködés, másokkal kicsit kevésbé gördülékenyek a dolgok. Alvállalkozóként azt mondanám, hogy ha valóban időt akarsz nyerni a kiszervezéssel, akkor először is ülj le, és gondolj át, tervezz meg néhány dolgot…

3 tipp, hogy előnyödre váljon a kiszervezés:

1. Legyél tisztában a feladattal!

Sokan ad hoc jelleggel adják ki a feladatot, amit eddig a cégben ők maguk, vagy a titkárnő végzett el. Ezeknek a feladatok általában soha nem voltak pontosan meghatározva, soha nem bontották még le részfeladatokra, és soha nem mérték, hogy mennyi időt vesz igénybe. A dolog a szövegírás esetén valahogy így szokott kinézni: „Blog? Hát általában én, vagy a Mancika szoktunk írni valamit az oldalra, amikor éppen időnk van rá. Az akciókat meg a híreket szoktuk kitenni, ha én írom, akkor a webes szokta feltölteni, de a Mancika fel is tudja tenni. Nem is tudom, mennyi idő, talán 1-2 óra megy rá bejegyzésenként.”

Az ilyen jellegű feladatokkal több gond is van:

• a „tartalommarketing” mögött nincs semmilyen stratégia (ez így nem is igazán tekinthető tartalommarketingnek – de erről már írtam korábban)
• nincs pontosan meghatározva a feladat: sem a főnök, sem Mancika nem tudja előre, miről kellene írni és ahhoz hol talál forrásokat, alapanyagokat
• a cégnek fogalma nincs, hogy mennyi időt vesz igénybe a feladat, így azt sem tudják, megéri-e kiszervezni, elég idejük szabadul-e fel
• nincs utánkövetés, statisztika, ezért azt sem tudják mérni, hogy a külső szakember bevonása pozitív hatással van-e az elért eredményekre

 A lényeg az, hogy ha nem is csinálod profin az adott feladatot (legyen az akár marketing szövegírás, grafikai munkák, vagy űrállomás-tervezés), legalább legyen fogalmad arról, hogy körülbelül mit kell csinálni. Olyan is van természetesen, hogy nem vagy képben a feladattal kapcsolatban, vagy éppen soha nem csinált még ilyet senki a cégben (lásd űrállomás-tervezés): ez esetben a megbízott szakemberrel érdemes alaposabban átbeszélni a dolgot, és segítséget kérni tőle, hogy mindkettőtök munkáját megkönnyítsétek. Alapvetően minél jobban körül vannak határolva a feladatok egy cég érdekében, annál hatékonyabb lesz a munka, akár belsős, akár külsős végzi el. Hiszen gondolj bele, bármikor előfordulhat, hogy egy kolléga lebetegszik, vagy elbúcsúzik, és másnak kell átvennie a helyét! És persze akkor is jól jön az írott checklist, ha ki akarod szervezni az adott munkát.

Egy blogbejegyzés írása esetén például így nézhetnek ki a részfeladatok:

1. Blogbejegyzés témájának kitalálása – havi/negyedéves/éves tervezés a stratégiai célok figyelembe vételével
2. Háttérinformáció begyűjtése – XY szakmai blog követése, interjúk, felmérések készítése, szakértők megkérdezése, stb.
3. Háttérinformációk rendszerezése – mi kerüljön be a cikkbe, mivel értünk egyet, és mi az, amiről egészen más a szakmai véleményünk?
4. Cím megírása, vázlat készítése
5. Cikk szövegezése
6. Cikk ellenőrzése helyesírás és szakmaiság szempontjából
7. Cikk feltöltése, formázása
8. Képek, illusztrációk keresése, beillesztése
9. Cikk publikálása
10. Cikk megosztása a közösségi médiában, kiküldés a hírlevél listára (a publikálást megelőzheti a beharangozás is)
11. Utánkövetés, statisztikák elemzése, kommentek megválaszolása
12. Eredmények felhasználása a következő tervezési ciklus során

(A lista bármely pontjára tetszőlegesen beilleszthető még a jóváhagyás kérése, szakértő, vagy vezető engedélyezése, stb.)

2. Keress egy megbízható szakembert!

Alap, mégis sokan elfelejtik: ha egy összetett feladatot akarsz kiszervezni, mint amilyen mondjuk a weboldal szövegezése, vagy a facebook kommunikáció, akkor ne a legolcsóbbat válaszd. Olyat keress, aki valóban értékelhető munkát végez, vannak referenciái, ajánlják őt többen is. Semmire nem mész azzal, aki ugyan olcsón dolgozik, de cserébe nem ér el semmilyen eredményt a cégednek – az idődet viszont rabolja, hiszen le kell ülnöd vele tárgyalni, infokat átadni, foglalkozni kell vele.

Vannak persze olyan esetek, amikor a kezdők ingyen, vagy olcsón dolgoznak (sőt, a profik is vállalnak olykor szuper-kedvezményes, vagy pro bono munkákat is), de ez esetben is egyeztetni kell az elvárt minőséget.

Ha kell, csináltass vele próbamunkát, nézd meg, hogy tudtok-e együtt dolgozni, jól érti-e a feladatot, és megvan-e közöttetek az összhang. Ez ugyanis hosszú távon legalább olyan fontos lesz, mint az elvégzett munka minősége. Azt mondanom sem kell remélem, hogy a megbízható szakember számára teljesen természetes, hogy szerződést írtok, amiben lefektetitek mindkettőtök jogait és kötelezettségeit, a munka feltételeit, a titoktartást, és minden mást, amit ilyen helyzetekben jobb írásba adni. A munkájáért vállalja a felelősséget, valamilyen garanciát ad, és természetesen számlát is kapsz a kifizetéseidről.

3. Adj pontos utasításokat!

Ez a kiszervezésnek talán a legkínosabb része: sokan azt hiszik, hogy ha egyszer átadták a munkát, akkor azzal már semmilyen dolguk nincs. Sajnos ez kevés esetben van így, most hirtelen nem is jut eszembe olyan feladat, aminek a kiszervezése ne igényelne legalább minimális kommunikációt.

Nálam például az együttműködés egy részletes brief kitöltésével kezdődik, amiben az általánosságokra kérdezek rá, majd a szerződés aláírása után még jópár kérdést felteszek, hogy pontosan megértsem az ügyfél igényeit, vállalkozását, célcsoportját. Ha speciális témája van, akkor telefonon vagy emailben egyeztetjük a szakmai hátteret, kérek egy kis továbbképzést is, hogy a lehető legpontosabban tudjam majd megfogalmazni az üzenetet az olvasók számára.

Rendszeres blog, tartalommarketing esetén – főleg, ha a tervezést is rám bízzák – mindig megkérdezem, mik a várható aktualitások a vállalkozásban, a területen, milyen hírekkel, újdonságokkal készülnek, mit kell, vagy mit lehet beletervezni a tartalommarketingbe.

Bevallom, előfordult már, hogy elsőre csalódtak – azt hitték, a szerződés aláírása után nekik már 0 feladatuk van az egésszel – de az esetek többségében ők is rájöttek, hogy még így is jóval kevesebb időt vesz igénybe, és sokkal jobb lesz a végeredmény. A legtöbb ügyfél esetében havonta 8-10 percet kell ráfordítani, és már szállítom is a szuper, olvasmányos, hatékony szövegeket minden héten

Szeretnéd kiszervezni a szövegírást? Kattints ide és kérj árajánlatot!